Журнал регистрации трудовых договоров

Данный журнал предназначен для того, чтобы организовать необходимый учет кадровых документов, а точнее трудовых договоров. Ее можно как вести, так и не вести – это добровольное решение. Все дело в том, что законодательство это не регламентировано. Также журнал регистрации трудовых договоров может быть полезен при проведении внутреннего аудита кадров.

Для чего он нужен

Для того, чтобы составлять различные кадровые документы, в том числе и трудовые договора, в компании должна быть грамотная внутренняя политика делопроизводства. Закон не обязывает вести специальный журнал, однако если работодатель считает необходимым вести такой учет, то форма и порядок такого ведения утверждаются внутри компании, с помощью локального акта. Обычно книга учета используется в крупных организациях, имеющих большой штат сотрудников. Ее ведение значительно упростит работу кадровика.

Почему нужно вести журнал регистрации трудовых договоров? Вот несколько причин:

• его наличие потребуется в конфликтных ситуациях и судебных спорах, что поможет подтвердить законность трудовых отношений с работником;
• с его помощью есть возможность быстро найти и обработать нужную информацию о трудовой деятельности работника, в том числе даты оформления на работу, основные сведения из сопутствующей документации;.
• удобен для внутреннего пользования;
• в примечании отмечают сведения работе, которую выполняет нанятый работник и итоги прохождения аттестаций.

Правила ведения и заполнения журнала

Названия столбцов заполняются произвольным образом, а форма журнала и количество строк также никак не лимитировано. Ответственность за оформление лежит на начальнике отдела кадров. Журнал можно заполнять как в бумажном, так и электронном виде. Инспекторы контролирующих органов не будут запрашивать у вас данный документ из-за его необязательности. Если они и будут спрашивать о журнале регистрации, то только в попытках обнаружить хоть что-то.

В журнале выделяются два раздела: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе размещаются: наименование компании; период, за который размещаются сведения; Ф.И.О ответственного кадрового сотрудника.

Внесение записей в журнал регистрации трудовых договоров осуществляется следующим образом:

• фиксируется номер записи по порядку;
• отмечается дата заключения договора;
• номер, присвоенный трудовому договору;
• указывается полное Ф.И.О работника;
• указывается должность, специальность и структурное подразделение, в котором трудится работник;
• дата договора;
• дополнительно остается пустой столбец для примечаний.

Где и как долго хранится журнал

Архивные документы, касающиеся кадрового учета трудовых договоров с работниками, которые были оформлены до 2003 года - сохраняют 75 лет. Если же документы оформлялись уже после этого времени, то срок сокращается до 50 лет.

В эффективной регистрации и ведении журнала трудовых договоров могут помочь специальные сервисы по КЭДО. В настоящее время они получают все большее и большее распространение среди компаний.